Étape 1 — Fixer le cahier des charges avant tout devis
La qualité d’une décision dépend de la clarté de la demande à laquelle les fournisseurs ont répondu. Rédigez un cahier des charges unique et envoyez-le à chaque fournisseur. Si vous le modifiez, transmettez la modification à tous.
- Modèle de production et capacité exprimés en oiseaux mis en place, poules logées ou œufs mis en incubation par semaine
- Site, conditions climatiques de dimensionnement, disponibilité de l’électricité et de l’eau
- Limites du périmètre : ce qui est inclus dans le projet et ce que vous fournissez vous-même
- Plafond budgétaire et date à laquelle la production doit commencer
- Personnes chargées de valider la décision et justificatifs dont elles ont besoin
Étape 2 — Choisir un mode d’approvisionnement
Un seul prestataire clé en main vous offre un responsable unique pour la conception, la fourniture et la mise en service, au prix d’une moindre visibilité sur chaque lot. Plusieurs fournisseurs par lot vous permettent de choisir pour chaque lot, mais vous ou votre ingénieur devez gérer les interfaces entre eux. Aucune approche n’est meilleure dans l’absolu ; décidez selon vos capacités d’ingénierie internes et le niveau de risque lié aux interfaces que vous pouvez assumer.
Vous pouvez contacter directement un fabricant ou un prestataire pour l’une ou l’autre approche. HatchMatch est un courtier qui aide les acheteurs à définir le cahier des charges et à comparer les offres ; ce n’est ni un fabricant, ni un prestataire de réalisation, ni un prêteur, et la participation des fournisseurs ainsi que le nombre d’offres ne sont pas garantis.
Étape 3 — Appliquer les critères éliminatoires
Les critères éliminatoires écartent les propositions inacceptables, quel que soit leur prix. Convenez-en avant d’ouvrir les offres afin qu’un prix bas ne vous incite pas à y renoncer.
- Couvre l’intégralité du périmètre du cahier des charges ou chiffre chaque exclusion
- Respecte la capacité et les conditions climatiques de dimensionnement indiquées
- Respecte les autorisations locales, les normes électriques et toute certification requise — conformité vérifiée par vous, et non simplement déclarée par le fournisseur
- Fournit une garantie écrite aux conditions définies et un interlocuteur après-vente identifié dans votre pays ou à proximité
- Propose des conditions de paiement que vous pouvez financer et une date de livraison dans le créneau prévu
Étape 4 — Utiliser une notation pondérée
Notez uniquement les propositions qui ont satisfait à tous les critères éliminatoires. Fixez les pondérations avant d’ouvrir les offres, attribuez à chaque critère une note de 1–5 accompagnée d’une justification écrite, multipliez-la par la pondération, puis additionnez les résultats. Les pondérations ci-dessous constituent un exemple de grille, et non une recommandation ; adaptez-les à votre projet.
Étape 5 — Tester la proposition gagnante et consigner la décision
Testez à nouveau la proposition en tête dans le calculateur de coûts d’élevage avec des hypothèses moins favorables : démarrage plus tardif, prix de l’énergie plus élevé, production plus faible. Si son délai de retour sur investissement devient inacceptable alors qu’une proposition moins bien classée reste viable, la notation ne mesurait pas les bons éléments. Rédigez ensuite une fiche de décision d’une page : propositions reçues, critères éliminatoires non satisfaits, notes et justifications, résultat du test de résistance et points restant à régler dans le contrat. Elle permet de justifier la décision lorsque des prêteurs, partenaires ou auditeurs posent des questions ultérieurement.
Exemple de grille de notation (pondérations fixées par l’acheteur avant l’ouverture des offres)
| Critère | Exemple de pondération | Ce qui correspond à une note de 5 | Justificatifs à demander |
|---|---|---|---|
| Coût total installé (rendu sur site, installé, mis en service) | 25% | Le plus bas après chiffrage de chaque exclusion | Liste chiffrée du périmètre comparée à votre cahier des charges |
| Coût du cycle de vie (énergie, pièces de rechange, maintenance, 10 ans) | 20% | Coût d’exploitation modélisé le plus bas selon vos données | Puissance nominale par équipement, tarif des pièces de rechange |
| Adéquation technique (capacité, climat, implantation) | 20% | Conception conforme au cahier des charges, calculs à l’appui | Calculs de ventilation et de charge thermique, plans |
| Service après-vente et garantie | 15% | Service local, pièces de rechange en stock, conditions d’intervention claires | Texte de la garantie, contact du service après-vente, lieu de stockage des pièces |
| Plan de livraison et de mise en service | 10% | Calendrier daté incluant l’installation et la formation | Calendrier, liste de contrôle de mise en service |
| Conditions commerciales | 10% | Compatibles avec votre financement et limitant vos risques | Échéancier de paiement, Incoterm, pénalités |
Les pondérations sont données à titre indicatif. HatchMatch ne publie ni notes ni classements de fournisseurs.
Liste de contrôle de la fiche de décision
- Version du cahier des charges sur laquelle chaque fournisseur a établi son offre
- Mode d’approvisionnement choisi et motifs du choix
- Propositions reçues et critères éliminatoires non satisfaits par chacune
- Pondérations convenues avant l’ouverture des offres, avec notes et justifications
- Résultat du test de résistance effectué avec le calculateur de coûts d’élevage
- Points restant à régler dans le contrat