Etapa 1 — Defina los requisitos antes de que se prepare cualquier cotización
La calidad de una decisión depende de los requisitos a los que respondieron los proveedores. Redacte un único documento de requisitos y envíe el mismo a todos los proveedores. Si lo modifica, comunique el cambio a todos.
- Modelo de producción y capacidad expresada en aves alojadas, gallinas alojadas o huevos cargados en incubación por semana
- Ubicación, condiciones climáticas de diseño y disponibilidad de electricidad y agua
- Límites del alcance: qué incluye el proyecto y qué aporta usted
- Presupuesto máximo y fecha en la que necesita iniciar la producción
- Quién aprueba la decisión y qué documentación justificativa necesita
Etapa 2 — Elija una modalidad de contratación
Un único contratista llave en mano le ofrece un solo responsable del diseño, el suministro y la puesta en marcha, a cambio de una menor visibilidad sobre cada paquete. Varios proveedores por paquetes le permiten elegir para cada paquete, pero usted o su ingeniero asumen la coordinación entre ellos. Ninguna modalidad es mejor en todos los casos; decida según su capacidad interna de ingeniería y el riesgo de coordinación que pueda asumir.
Puede contactar directamente con un fabricante o contratista para cualquiera de las dos modalidades. HatchMatch es un intermediario que ayuda a los compradores a definir los requisitos y comparar ofertas; no es un fabricante, contratista ni prestamista, y no se garantizan la participación de proveedores ni el número de ofertas.
Etapa 3 — Criterios de aceptación o rechazo
Estos criterios eliminan las propuestas que no pueden aceptarse, sea cual sea su precio. Acuérdelos antes de abrir cualquier oferta para que un precio bajo no le haga dejarlos de lado.
- Cubre todo el alcance del documento de requisitos o asigna un costo a cada exclusión
- Cumple la capacidad y las condiciones climáticas de diseño especificadas
- Cumple los permisos locales, las normas eléctricas y cualquier certificación exigida, con verificación por su parte, no solo con una declaración del proveedor
- Ofrece una garantía por escrito con condiciones definidas y un contacto de posventa identificado en su país o cerca de él
- Ofrece condiciones de pago que puede financiar y una fecha de entrega dentro del plazo que necesita
Etapa 4 — Puntuación ponderada
Puntúe únicamente las propuestas que hayan superado todos los criterios de aceptación. Fije las ponderaciones antes de abrir las ofertas, puntúe cada criterio de 1–5 con una justificación por escrito, multiplique por la ponderación y sume los resultados. Las ponderaciones siguientes son un ejemplo de estructura, no una recomendación; modifíquelas para adaptarlas a su proyecto.
Etapa 5 — Ponga a prueba la propuesta ganadora y documente la decisión
Vuelva a evaluar la propuesta mejor puntuada en la calculadora de costos de granja con supuestos menos favorables: un inicio más tardío, un precio de la energía más alto y una producción menor. Si su plazo de recuperación de la inversión resulta inaceptable mientras que otra propuesta sigue siendo viable, las puntuaciones estaban midiendo lo equivocado. Después, redacte un registro de decisión de una página: propuestas recibidas, criterios de aceptación incumplidos, puntuaciones con sus justificaciones, resultado de la prueba de estrés y asuntos pendientes que deben resolverse en el contrato. Esto respalda la decisión cuando prestamistas, socios o auditores soliciten explicaciones más adelante.
Ejemplo de hoja de puntuación (ponderaciones fijadas por el comprador antes de abrir las ofertas)
| Criterio | Ponderación de ejemplo | Qué corresponde a una puntuación de 5 | Documentación justificativa que debe solicitar |
|---|---|---|---|
| Costo total instalado (entregado en destino, instalado y puesto en marcha) | 25% | El más bajo tras asignar un costo a cada exclusión | Lista del alcance con precios contrastada con su documento de requisitos |
| Costo del ciclo de vida (energía, repuestos, mantenimiento, 10 años) | 20% | El menor costo operativo modelado con sus datos de entrada | Potencia nominal por equipo y lista de precios de repuestos |
| Adecuación técnica (capacidad, clima, distribución) | 20% | El diseño se ajusta a los requisitos y presenta los cálculos | Cálculos de ventilación y carga térmica, planos |
| Posventa y garantía | 15% | Servicio local, repuestos en existencias y condiciones de respuesta claras | Texto de la garantía, contacto de servicio y ubicación de los repuestos |
| Plan de entrega y puesta en marcha | 10% | Cronograma con fechas que incluye instalación y capacitación | Cronograma y lista de verificación de puesta en marcha |
| Condiciones comerciales | 10% | Se ajustan a su financiación y limitan su riesgo | Hitos de pago, Incoterm y penalizaciones |
Las ponderaciones son ilustrativas. HatchMatch no publica puntuaciones ni clasificaciones de proveedores.
Lista de verificación del registro de decisión
- Versión del documento de requisitos utilizada por todos los proveedores para cotizar
- Modalidad elegida y motivos
- Propuestas recibidas y criterios de aceptación incumplidos por cada una
- Ponderaciones acordadas antes de abrir las ofertas, con puntuaciones y justificaciones
- Resultado de la prueba de estrés realizada con la calculadora de costos de granja
- Asuntos pendientes que deben resolverse en el contrato